Порядок регистрации документов
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях, как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправления, формирования дела и сдачи в архив организации образует документооборот.
Объем документооборота определяется общим количеством входящих, исходящих и внутренних документов за месяц, квартал, год. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий.
Регистрируются документы, поступающие на рассмотрение руководства организации, распорядительные документы организации, обращения физических и юридических лиц, переписка за подписью руководства, в структурных подразделениях регистрируются адресованные данным структурным подразделениям документы, также могут регистрироваться документы, передаваемые или принимаемые по другим каналам связи.
Регистрация и прием подлинников бумажных документов, бумажных копий электронного документа, осуществляются только при наличии соответствующих электронных документов.
Документы регистрируются в организации один раз: входящие – в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания (утверждения).
Документы, незавершенные делопроизводством, или требующие длительного срока исполнения, перерегистрации не подлежат.
В организации применяются следующие регистрационно-контрольные формы:
- карточная;
- журнальная
- в автоматизированной информационной системе.
Устанавливается следующий состав сведений о документе, подлежащем обязательной регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер (индекс) поступившего документа;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- подпись исполнителя о получении документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав обязательных сведений в зависимости от характера документа и задач использования информации при необходимости дополняется другими сведениями (наличие приложений, количество листов, перемещение документа внутри организации, перенос сроков исполнения).
Поля записи регистрации документов должны полностью отвечать параметрам последующего оперативного поиска документов и контроля за исполнением документов.
На документе проставляется индекс с последующей записью сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документов производится в пределах групп документов, в зависимости от названия, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, доверенности, входящая и исходящая корреспонденция.
Следует отметить, что регистрация документов осуществляется при условии соблюдения основного принципа регистрации — однократности.
