Делопроизводство, услуги делопроизводства в Шымкенте
В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности: управленческую (планирование, регулирование, контроль и др.), обеспечение необходимыми ресурсами (человеческими, финансовыми, сырьем, материалами, техникой и др.), основную, или производственную деятельность (производство, торговля и различные виды услуг и др.).
Каждая организации осуществляет информационный обмен с другими организациями, получая различные документы: деловые письма, договоры, протоколы, акты и другие. Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства.
В термине делопроизводства мы понимаем совокупность организационных, информационных, технических, технологических мер, обеспечивающих документирование деятельности организации, то есть создание документов, получение или отправку документов, их обработку, хранение и использование.
Делопроизводство – это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах. Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность и истек установленный нормативными актами срок их хранения. И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенным правилам.
Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.
Говорить о том, что в организации существует система делопроизводства, можно, в том случае, если:
- между работниками организации распределены функции управления документами: создание, обработка, хранение и использование документов и определена ответственность за их несоблюдение;
- организован документооборот, т.е. движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения, отправки документа и/или передачи в дело на хранение
- налажена система регистрации, учета документов поступающих, внутренних, исходящих и обеспечивается поиск документов;
- исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Последовательность действий при организация делопроизводства такова:
- назначение работника, в обязанности которого будет входить организация работы с документами.
- разработка и утверждение инструкции по делопроизводству организации (далее по тексту Инструкция).
Инструкция является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение. В Инструкции должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается высшим органом организации и является обязательной для всех работников.
Инструкция по делопроизводству и номенклатура дел должны быть в любой организации, независимо от характера и содержания ее деятельности.
Порядок ведения делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда. В данном статье затронутые только «верхушка айсберга» под названием делопроизводство.
По вопросам ведения делопроизводства в Вашей организации Вас всегда проконсультируют и окажут профессиональную помощь имеющие более 10 лет опыта в данной сфере специалисты ТОО «Консалтинговая группа «Кеңесші».
