Формирование документов в дела в делопроизводстве в Шымкенте

Формирование документов в дела в текущем делопроизводстве

Формирование документов в дела в текущем делопроизводстве – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. При формировании дел соблюдаются следующие общие требования:

в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещаются вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
совместно группируются версии документа на государственном, русском и иных языках;
группируются в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел;
раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
телеграммы, ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновики и лишние экземпляры;
по объему дело не должно превышать 180 листов;
при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово «последний» («последняя»). На начальном этапе упорядочения документации следует изучить основные правила формирования дел.

Исполненные документы сдаются исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел вне номенклатуры дел не допускается.

Порядок формирования дел

Правила и основной порядок формирования дел в делопроизводстве диктуют, что документы располагаются в соответствии с последовательностью решения вопроса (хронологическом порядке по решаемым вопросам) или в начале дела помещается инициативный документ, затем – документ с окончательным решением вопроса, далее – иные документы, освещающие ход решения вопроса.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов и поручений вышестоящих организаций, в которых организация являлась основным исполнителем, подшиваются в отдельные дела по их исполнению. В остальных случаях эти документы подшиваются в дело переписки за текущий год — таков порядок формирования дел.

Принципы формирования дел:

распорядительные документы и приложения к ним формируются в одно дело;
приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела;
протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним;
переписка группируется, за делопроизводственный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года;
документы личных дел работников располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением;
лицевые счета по заработной плате формируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников;
трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников;
списки физических лиц и платежные поручения на перечисление обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды формируются в одно дело. Списки физических лиц и платежные поручения на перечисление социальных отчислений формируются в одно дело. Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление взносов по обязательному социальному медицинскому страхованию, формируются в одно дело. Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления.

Формирование номенклатуры дел

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Принципы формирование номенклатуры дел – подготовка дела к хранению. Формирование дел включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками, в обязанность которых входит заведение и формирование дел. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Формирование документов в дела

Для формирования документов в дела необходимо систематизировать документы в папки дела. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются следующие реквизиты:

наименование организации; наименование структурного подразделения;
наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация;
номер (индекс) дела;
заголовок дела;
дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование организации в соответствии с учредительскими документами указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
номер дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел организации;
заголовок дела – переносится из номенклатуры дел;
дата дела – указывается год (-ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Требования к формированию дел

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, существуют определенные требования к формированию дел. Все листы дела, в том числе резолюции, составленные на отдельном листе (фишки), кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Порядок нумерации листов дела:

лист более формата А4, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу;
документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке;
листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;
фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.