Услуги передачи документов на исполнение в Шымкенте
Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством. Документы должны исполняться в срок, поэтому все документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время, а срочные и важные документы передаются на рассмотрение немедленно. Руководитель проставляет резолюцию, в который указывает исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Далее документы возвращают в службу делопроизводства, которая, в свою очередь, передает их на исполнение.
Порядок исполнения документов
В целях своевременного исполнения документов доведение их до сведения исполнителей и получение резолюции осуществляет ответственный сотрудник, который:
- лично принимает от руководителя рассмотренные им документы;
- на основании имеющихся резолюций и справочных данных о документах изучает круг лиц, которым адресованы документы для исполнения;
- связывается с указанными лицами по телефону или лично, извещая их о необходимости исполнения тех или иных документов;
- лично передает указанные документы ответственным исполнителям;
- осуществляет контроль за ходом исполнения документов.
Если документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, ответственный сотрудник организовывает работу соисполнителей, в частности определяет сроки подачи ими предложений, порядок подготовки и согласования проекта документа (в целях повышения оперативности работы) может предварительно размножить его и передать копии всем исполнителям в этом случае оригинал получит ответственный исполнитель. Факт передачи документов исполнителям фиксируют путем проставления соответствующей отметки в регистрационной форме с указанием информации об исполнителях, которым передан оригинал документа и его копии.
Отметим, что размножение копий документов осуществляется только с письменного разрешения руководителя организации. Копии документа учитываются наряду с поступившим оригиналом документа и впоследствии за ненадобностью уничтожаются установленным порядком. Ответственный исполнитель полностью отвечает за организацию исполнения документа или связанного с ним поручения. Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны качественно и своевременно отработать (исполнить) необходимые документы (в части, касающейся их работы) и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.
В том случае, если ответственный исполнитель не имеет достаточных полномочий для своевременного и полного исполнения документа, он может обратиться к тому должностному лицу, в компетенции которого находится решение вопроса.
При невозможности своевременно исполнить тот или иной документ за 2—3 дня до истечения срока должностному лицу, установившему срок исполнения, представляется доклад с указанием причин задержки, принимаемых мер и уточненного срока завершения работы с документом.
Техническое исполнение документа включает:
- подготовку проекта документа (так называемого черновика);
- набор и распечатку текста проекта документа (основного текста и текста приложений);
- корректировку содержания документа по результатам согласования;
- оформление окончательного варианта документа.
Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.
Процесс передачи на исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль. Если в процессе выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее трех рабочих дней до истечения контрольной даты. Изменить срок передачи исполнения документа может только руководитель, установивший его ранее.
Если сотрудник, ответственный за передачу документов на исполнение, уходит в отпуск, направляется в командировку либо увольняется, он по согласованию со своим непосредственным руководителем обязан передать все неисполненные документы другому сотруднику.
