Услуги предварительного рассмотрения документов в Шымкенте
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
На рассмотрение специалиста передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам делопроизводства деятельности организации, требующие решения руководства.
Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.
Предварительное рассмотрение проводится после первичной обработки документов и их регистрации и значительно ускоряет движение документов. Эта операция позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководства, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Одной из задач, которые при этом решаются, является освобождение руководителя от излишнего потока второстепенной информации.
Входящие документы передаются на следующие процедуры:
- на рассмотрение:
- первому руководителю организации
- его заместителям,
- руководителям структурных подразделений
- или непосредственно на исполнение в структурные подразделения.
Предварительное рассмотрение документов организуется на основе следующих правил, выработанных практикой:
- оно осуществляется в день их поступления в организацию (в этот же день, как правило, происходит и регистрация входящих документов);
- решение о направлении документа на исполнение принимается на основе анализа содержания и значимости для деятельности организации документа, а не на основе названия его вида или адресования;
- на рассмотрение первому руководителю организации направляются документы по важным, принципиальным вопросам деятельности, исполнение которых требует решения руководителя.
Для организации работы можно разработать Классификатор основных направлений / вопросов/участков деятельности организации (далее по тексту Классификатор). Он может быть утвержден в статусе самостоятельного нормативно-технического документа, а может быть оформлен в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству организации.
Если в Инструкции по делопроизводству операция предварительного рассмотрения документов не предусмотрена или упомянута лишь в общем виде, то рекомендуем разработать отдельный локальный нормативный акт для ее регламентации – Правила или Регламент предварительного рассмотрения поступающих документов, в котором дать ссылку на Классификатор основных направлений деятельности как на базовый справочник, который ведется самостоятельно.
Итак, Классификатор основных направлений деятельности закрепляет организационные основы маршрутизации входящих документов по документопотокам.
Алгоритм разработки Классификатора вопросов и участков деятельности следующий: выявление целей деятельности организации на основании устава; разработка направлений деятельности по каждой цели на основании устава и положений о подразделениях, положений о должностях и системы делегирования полномочий в целом; выявление и систематизация функций по степени значимости. По каждому направлению деятельности и по каждой функции формулируются вопросы деятельности (с учетом тематики, отражающейся в заголовках поступающих документов, которая выявляется на основе полистного просмотра дел, анализа записей в регистрационных журналах; выявление и закрепление за каждым вопросом деятельности видов и разновидностей поступающих документов (с указанием автора документа) – осуществляется практически одновременно с предыдущим этапом анализа вопросов деятельности; закрепление фамилии должностного лица – руководителя, названия структурного подразделения – исполнителя или фамилии уполномоченного сотрудника – исполнителя в подразделении.
Лучшие практики рекомендуют указывать в Классификаторе должность и фамилию «основного» исполнителя, а также его «дублера» (т.е. лица, замещающего ответственного исполнителя в случае его временного отсутствия, что особенно важно при реализации типовых маршрутов и схем движения документов). Классификатор для предварительного рассмотрения документов может быть также построен на базе классификаторов, которые в организации уже разработаны и используются для других целей (например, для бюджетирования, расчета себестоимости продукции и т.п.).
Классификатор может быть разработан сначала до уровня конкретных структурных подразделений – исполнителей, а затем — до уровня поступающих в организацию видов и разновидностей документов. Наименование функций в первой версии Классификатора можно указывать обобщенно, в последующих версиях они будут уточняться до уровня конкретного вопроса деятельности структурного подразделения организации.
Предварительное рассмотрение документов – одна из операций делопроизводства, которая должна завершаться документированной отметкой. Отметка о предварительном рассмотрении поступивших документов в настоящее время является дополнительным реквизитом, правила ее оформления стандартами не установлены.
При предварительном рассмотрении документов проставляется условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами.
В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки для вставки условных обозначений (индексов) руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям.
Уже в процессе первоначальной обработки проводится предварительное рассмотрение документов без детального ознакомления с их содержанием.
Документы на имя руководства учреждения передаются в канцелярию, а в адрес структурных подразделений — непосредственно в структурные подразделения, где производится предварительное рассмотрение документов.
Как отмечалось ранее, документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества применяемых форм документов; организации их скорейшей доставки; введения практики предварительного рассмотрения документов и распределения их по исполнителям, минуя руководство организации; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов; введения строгого контроля исполнения документов.
При распределении документов пользуются номенклатурой дел предприятия, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, схемами движения документов.
В целях ускорения процесса обработки документов можно целый ряд операций проводить параллельно. Нужно помнить, что снимать копии следует после предварительного рассмотрения документа руководителем и нанесения резолюции. Число копий должно соответствовать числу исполнителей, подлинник передается ответственному исполнителю.
Движение документов зависит от количества инстанций прохождения документов (структурных подразделений и должностных лиц) и делопроизводственных операций, которые выполняются с документами до передачи их на исполнение.
Количество инстанций определяется структурой организации, распределением обязанностей между руководством, степенью самостоятельности структурных подразделений, технологией регистрации и общей организации делопроизводства.
В небольших организациях документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем. Естественно, достаточно быстро попадают к исполнителю и документы, адресованные ему или его структурному подразделению. Но основная масса входящих документов адресована руководству или организации (без указания должностного лица). Такие документы обязательно должны пройти рассмотрение руководителем и только после этого передаются на исполнение. В крупных организациях с многоступенчатой организационной структурой сроки прохождения документов от момента получения до передачи исполнителю занимают 1—2 дня.
Стоит отметить, что резолюция на поступившем документе должна быть краткой, содержать указание на исполнение, срок исполнения (если он не указан в документе), подпись и дату.
Обязательное требование — адресность резолюции. В зависимости от количества исполнителей по документу в ней указывается одна или несколько фамилий, первой обычно ставится фамилия ответственного исполнителя (иногда подчеркивается).
Резолюция должна содержать четкую формулировку ожидаемых действий по исполнению документа или по организации работы. По сути, это распорядительный документ и требования к нему те же: кто делает, что делает, когда делает. Резолюция должна быть исчерпывающей, что позволяет предотвратить повторные обращения исполнителя к руководителю за разъяснениями. Не рекомендуется использование общих и неконкретных фраз: «Подумать», «Переговорите с …», «Зайдите ко мне…». Резолюция, состоящая только из фамилии исполнителя, подписи руководителя и даты, уместна в тех случаях, когда документ является типовым и процедуры его исполнения хорошо разработаны.
Резолюция пишется на подлиннике первой страницы поступившего документа, ниже адресата, от руки. Допускается (однако считается менее целесообразным) составление резолюции на отдельных листках, которые затем подкалывают к документу, — при движении документа есть возможность потерять этот листок, при хранении возникает дополнительная операция по ее подшивке.
Все документы передаются исполнителям только после их регистрации.
