Первичная обработка документов

Услуги первичной обработки документов в Шымкенте

Несмотря на то, что документооборот в каждой компании имеет свои особенности, всё же для всех организаций прослеживается общая схема в обращении с документами.

Первичная обработка документов – это техническая операция по предварительному рассмотрению документов и экспертизе их ценности, это бумажные или электронные документы, свидетельствующие о каких-либо деловых или финансовых транзакциях, то есть значимые бухгалтерские документы, используемые для подготовки, проверки и аудита финансовой отчётности организации.

Вся поступающая в организацию корреспонденция централизованно проходит первичную обработку, на предварительное рассмотрение и регистрацию включая распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации и чаще всего является отправным этапом в сложном процессе документооборота.

Первичной обработке документов подвергаются, прежде всего, бумаги приходящие в компанию извне. При этом проверяется не только бумажная документация, доставленная по почте, с курьером или непосредственно клиентами и партнёрами организациями, но и электронные и факсимильные документы.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

Этапы первичной обработки

• первейшим этапом первичной обработки документов является их проверка на правильность доставки. В случае если документы пришли не по адресу, они незамедлительно отправляются адресату или отправителю – это стандартное правило делового этикета;
• после проверки правильности доставки, всю входящую документацию проверяют на предмет физических повреждений, не нарушена ли целостность конвертов, после тщательно изучают, в полном ли объёме был доставлен документ, не потерялись ли при транспортировке какие-либо его части, на месте ли все страницы и заявленные приложения;
• конечным этапом первичной обработки документов является знакомство ответственного работника с содержанием документа и принятие решения, кому  из сотрудников организации этот документ будет отправлен далее.

Немаловажной составляющей процесса первичной обработки документов является регистрация документа и постановка специальной отметки. Не стоит забывать о том, что регистрировать и отмечать необходимо не только документы представляющие ценность для организации и её сотрудников, но и рекламные письма, приглашения и т.п.

Все документы организации делятся на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы, т.е документ, поступивший в организацию;
• исходящие (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения;
• внутренний документ— официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).

Обработка входящих документов

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: государственных, негосударственных и от граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

• прием и первичную обработку документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• передачу на исполнение.

Обработка исходящих документов

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

• составление чернового документа;
• подготовку проекта документа;
• его согласование (визирование);
• удостоверение документа;
• отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

Основными задачами при обработке исходящих документов являются:

• проверка правильности оформления проекта документа в соответствии  с установленными правилами;
• проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
• проставление исходящего регистрационного индекса;
• обработка документа для отправки.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

• правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
• наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
• правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу или по электронной почте.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

Обработка внутренних документов

К внутренним документам относятся приказы, докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

• проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
• протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

• фельдъегерской или курьерской связью;
• секретарями;
• с помощью технических средств.

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Заканчивается обработка первичных документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.